ワーママの仕事術磨きに!/『インバスケット思考』レビュー

アセスメントを目的とした社内研修の対策として読んだこちらの本。
普段の仕事にも、とっても役に立つものでしたので、紹介します。

上司から『インバスケット』という言葉を聞いて、何それ?という状態でした。
もともとは、アメリカ空軍で生まれたトレーニングツールですが、日本では管理職登用アセスメントでのテストやリーダーの教育用として広く用いられているそうです。
著者は、このインバスケットにご自身の昇格試験で出会い、大阪で株式会社インバスケット研究所を立ち上げた方。

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インバスケットとは?

インバスケットの語源は、管理者の机の上に置かれている未処理の案件が入った「未処理箱」のこと。
テストでは、架空の役職になりきり、メールボックスでまだ開封されていないメールやFAXなどの未処理の案件を一定時間で、返信や対応方法を決める、ということをします。

こちらの本では、洋菓子店の新任店長として1時間の間に20案件を処理する、という例題が載せられています。
店長として辞令を受けた翌日から海外研修に参加しなければならず、辞令を受けてお店に入ったのは閉店後の夜9時。セキュリティの都合で10時までにお店を出なければいけない、という設定です。
閉店後ですから、店員は誰もいません。
自分一人で、20もの案件を1時間で処理することになります。
こんな状況ありえないよね?という設定ではありますが、ワーママ(ワーキングマザー)には時々ある状況かもしれません。
明日から数日間の休暇で、子供の保育園のお迎えのために退勤時間は決まっているのに、よりによって夕方に急な仕事が降ってきた、なんて状況、ありますよね〜
あるいは、子供が感染症にかかり長期間のお休みが予測される中、1日だけ夫が仕事を休んでくれて出社すると、膨大な未読メールが溜まっている。
明日からまた休むので、これを1日で処理しなければいけない。
残業してでも処理したいのに、夕方頃に「子供がぐずってるから早く帰ってきて」と夫からメールが入る・・・

実際に研修を受けた感想

いつも時間との戦いで仕事をしているワーママなので、多量の仕事をこなすことには慣れていると思っていました。
でも、社内研修でインバスケットテストを受けてみて、予想以上に全然処理できませんでした。
この本をさら〜と読んだだけではダメですね。
なかなか自宅でフリーで集中できる60分を捻出するのが難しくて、読んだだけで終わってしまったのがよくなかった、と反省。
テストでは、紙に手書きで返信等の対応を書いていくのですが、丁寧に書いていたら時間がなくなってしまいました。
メールの返信での指示を箇条書きにするとか、なるべく文章を短くする工夫が必要です。

もちろん、事前に本を読んでおいてよかった!という点もたくさんあります。
この本では、ベテラン女性メンバーから手紙で従業員更衣室のロッカーの件を相談される案件があるのですが、読んだ時は「処理時間が1時間しかない中で、これは緊急でもなく重要でもないから、対応なし!」と考えました。
この本では、それぞれの案件に対して選択肢も用意されているのですが、その選択肢の中で「問題提議に対するお礼を簡単に述べて、職場改善のため着任後に面談したい旨伝える」という方法を知りました。
この方法なら、数分の処理で済むでしょう。
実際のテストでも、たいして重要ではない案件がたくさん入っています。
そんな時にスルーしてしまうのではなく、簡単でも何か対応を残しておくのがいいと思います。

また、実際のテストでは架空の組織の中で、上司に報告したり部下に指示をだしたりしますが、その架空の状況に慣れる必要があります。
普段の仕事では、「これはあの人に連絡しよう」「これは上司に報告しよう」と瞬時に判断できると思いますが、架空の組織設定の中で自分の立ち位置を理解して動く、というのは練習しておかないと難しいな、と感じました。
この本では職務上のラインを重視しています。
メンバーがいて、その上にリーダーがいて、更にその上に店長である自分がいて、自分の上には営業部長がいて、という設定です。
他部門の部長から店長である自分に直接連絡が来た場合は、自分の上司である営業部長を通すして対応するのがよい、とされています。
また、メンバーから直接店長である自分に悩み相談が来た場合、メンバーに直接返事をするのか、メンバー自身ではなく直属のリーダーに指示を出すのか、あるいは上司である部長に判断を仰ぐのか、事例の中で学べます。

仕事には正解はありませんし、インバスケットにも正解はないとされていますが、ある程度の解法を知っておくことは、テスト上のみならず、仕事上でも役立つでしょう。

インバスケットテストを実際に受けてみて、他の事例も体験してみたくなりました。
架空の設定でのOJT(on job training)といった感じでしょうか。

この本の著者である鳥原さんの無料メルマガも登録していますが、これは2週で1問のペースでしか演題が進まず、解説も少ないので、集中的に勉強したい方には↓もいいかも。

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